跨部門溝通十原則，讓內部溝通更有效！

2023-09-25 來源:原創 瀏覽量:1207

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企業管理過程中，不少部門領導肯定遇到過類似的情況：
1、你認為十萬火急的事，到了其他部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；
2、原本應該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為“各彈各的調”，找不到共識。
企業管理中，跨部門溝通不良的問題比比皆是。
每個人在工作中都不是形單影只的個體，都需要得到理解和支持，一項工作如果需要多部門配合往往會產生很多問題。
那么，在不同部門有不同立場的情況下：怎樣才能把話說清楚？把成果做出來？有沒有好的方式能夠有效解決問題，達到快速執行呢?
·沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說：溝通是管理的濃縮。
·通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說：管理就是溝通、溝通再溝通。
·日本“經營之神”松下幸之助也曾言：企業管理過去是溝通，現在是溝通，未來還是溝通。
其實，只要掌握以下跨部門溝通的10條基本原則，進行無障礙的跨部門溝通與協作，并非難事。

原則一：溝通前先做好準備

在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚。不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。
下面的幾個問題應該事先想清楚：你希望對方幫你做什么事？你認為他會要求你做什么？如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？如果雙方沒共識，你會有什么后果？對方又會有什么后果？

原則二：了解其它部門的語言
部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。
舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地，財務、生產、人資等部門，也有自己的語言與觀點。
因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。
學會換位思考，試著站在對方的立場考慮：“這么做，對業務部門的業績有幫助嗎？”“如果我是他，會接受這種做法嗎？”“這個方法真的有用嗎？”
跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。

原則三：開誠布公是最好的對策

面對的是必須長期共事的同事。因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。
相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心扉，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。
誠信溝通有三個要素：錯的不要解釋；務必不要爭執，不打斷對方說話；微笑再微笑。
頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。

原則四：不要害怕沖突
在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。
艾林哈特在《有效溝通》一書中點出：如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突，決策質量就會低落。艾林哈特提醒，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。
有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經理人，態度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命。
記住，你是部門主管，雖然你要和其他部門保持良好關系，但是，捍衛部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。

原則五：呈現事實，專注中心議題

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當的臆測。
美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出：事實（例如目前銷量、市占率、研發經費、競爭對手的行為等）可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。
在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑。但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。因此，提出事實“可以創造一種強調議題，而非人身攻擊的氛圍。”

原則六：多提選項，保持彈性

當你進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項。例如一次提出3～5個方案，讓其它部門有更大的選擇空間。多元選項能讓選擇不再“非黑即白”。
接受溝通的部門有較大的彈性調整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。

原則七：創造共同目標一起合作

無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關系。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調彼此的合作關系，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。
因此，盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執也沒關系。就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言：如果每個人都要去舊金山，那么，花許多時間爭執走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執就很浪費時間了。
在跨部門溝通中，達成一致的目標需要弄清楚四個問題：雙方的共同目標是什么？有什么阻礙雙方合作？創造共同目標的資源是什么？合作的價值是什么？

原則八：尊重溝通對象的權力

每個經理人都是各自管轄范圍內最有權力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。
舉例來說，你們最新的網絡營銷計劃下周就要上路了，但是信息部門的網站建置還未完成。這時，不要心急地馬上跑去找負責的工程師，你應該去找他的主管，進行協調，找出解決之道。
總之，跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關系，以免造成不必要的誤會。

原則九：善用幽默

幽默可以作為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。
當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。
幽默使用法則的四條禁忌：不談論對方家庭；不以人身攻擊；不涉及組織敏感話題；幽默有度，點到即止。

原則十：確保溝通信息無誤
當你針對某個項目或議題，進行完跨部門溝通后，務必要回到自己部門，向下屬清楚傳達最新進度與信息。
很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執行。因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。
為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個方法：向對方重復溝通中的主要內容；利用澄清的方式提出不明白的內容；談論重點議題時盡量不要打斷對方講話。

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